Kodeks Pracy (Arbeidsmiljøloven) nie zawiera przepisów dotyczących ostrzeżeń. Pomimo to, jeśli pracodawca zdecydował się zareagować ostrzeżeniem, to pracownik może założyć, że problemy są rozwiązane, o ile pracownik nie popełni tych samych błędów.
Kodeks pracy nie zawiera przepisów dotyczących ostrzeżeń
Kodeks pracy nie zawiera przepisów dotyczących ostrzeżeń – ani jeśli chodzi o wagę wcześniej otrzymanych ostrzeżeń, ani zasad proceduralnych w takich przypadkach. W przypadku pracowników rządowych istnieją zasady dotyczące ostrzeżeń w § 26 ustawy o pracownikach rządowych dotyczące zwolnienia oraz w rządowym podręczniku personalnym.
Wielu pracodawców w sektorze prywatnym ma zawarte reguły dotyczące ostrzeżeń w regulaminach pracowniczych.
Ostrzeżenie ma znaczenie w przypadku zwolnienia
W przypadku zwolnienia nie ma wymogu, żeby pracownik otrzymał jedno lub więcej ostrzeżeń dotyczących problemów, które mogą się przyczynić do zwolnienia. Niemniej jednak w orzecznictwie można zauważyć, że brakowi ostrzeżenia przypisuje się istotną wagę w ocenie sprawy, zob. wyrok Sądu Najwyższego w Rt-2001-1362 (Asystent):
„(…) Przy ocenie, czy niespełnienie obowiązków przez pracownika może stanowić podstawę do zwolnienia, może mieć miejsce zapytanie, czy zostało dane ostrzeżenie, w którym wyjaśniono, że dalsze niespełnianie obowiązków może zakończyć się zwolnieniem. Ponadto ostrzeżenie zapewnia dowód, że problem, którego dotyczy zwolnienie, miał miejsce i firma zwróciła na to uwagę, ale pracownik poprzez dalsze niespełnianie obowiązków nie dostosował się do uwag pracodawcy.”, patrz Fanebust: Wypowiedzenie w warunkach pracy, wydanie 4 (2001), strona 247 i następne.
Nadużycie ostrzeżenia
Niektórzy pracodawcy nadużywają ostrzeżeń, w których zwracają uwagę na błahe wykroczenia, czasami w celu zabezpieczenia podstawy do ewentualnego późniejszego zwolnienia. Jeśli taka praktyka może zostać udowodniona, wtedy takie ostrzeżenia będą miały nikłe znaczenie przy rozpatrzaniu sprawy dotyczącej zwolnienia. W większości przypadków ostrzeżenie nie ma bezpośredniego wpływu na stosunek pracy.
Jeśli pracodawca zdecydował się zareagować ostrzeżeniem, to sprawa jest postrzegana jako zakończona, a fakt otrzymania ostrzeżenia nie może prowadzić do zwolnienia bez zaistnienia nowych, budzących zastrzeżenia okoliczności. Zwolnienie za ten sam problem, za który otrzymało się ostrzeżenie, będzie postrzegane jako „podwójna kara”, bo pracownik musi liczyć na to, że po samym ostrzeżeniu problem jest postrzegany jako rozwiązany, o ile sam nie będzie powodował podobnych problemów w przyszłości.
Sprzeciw wobec ostrzeżenia
Pracownik powinien zareagować, jeśli nie zgadza się z ostrzeżeniem. Zaleca się, żeby reakcja była w formie pisemnej w celu zabezpieczenia dowodów, na przykład w e-mailu lub w pisemnej odpowiedzi do pracodawcy, gdzie jest wypisane, z czym pracownik się nie zgadza. Jeśli istnieją osoby, które były świadkami zaistniałej sytuacji poruszonej w ostrzeżeniu lub inne dowody na niewinność pracownika, powinny one zostać zabezpieczone w formie pisemnych orzeczeń, zdjęć, itp.
Mężowie zaufania lub pracownicy związków zawodowych mogą pomóc w takich przypadkach, a uwagi do ostrzeżenia powinny zostać dostarczone do pracodawcy w rozsądnym terminie. Jeśli pracownik zostanie ostatecznie zwolniony, sąd będzie miał lepszą podstawę do rozstrzygnięcia sprawy o legalności ostrzeżenia.
Pozew o ostrzeżenie
W 2018 roku Sąd Najwyższy orzekł w wyroku HR-2018-492-U, że w wielu przypadkach pracownik może wystąpić do sądu z żądaniem o cofnięcie pisemnego ostrzeżenia. Do czasu podjęcia tej decyzji w teorii prawa nie było zgody co do tego, czy istnieje dostęp do takiej praktyki.
Decyzja Sądu Najwyższego była stosunkowo obszerna. Centralnym punktem uzasadnienia możliwości udania się do sądu z takim żądaniem było to, czy ostrzeżenie jest dane zgodnie z prawem pracodawcy o kontroli nad tym, co się dzieje w firmie. Orzeczenia wydane zgodnie z prawem pracodawcy do kontroli nad tym, co się dzieje w firmie mogą podlegać sporowi. Odwołano się także do praktyki Sądu Pracy, z której wynika, że prawo pracodawcy nad tym, co się dzieje w firmie mają podłoże taryfowe, a spory na ten temat mogą być kierowane do Sądu Pracy.
Wreszcie w konkretnej sprawie zwrócono uwagę na fakt, że nawet jeśli ostrzeżenie nie ma bezpośredniego wpływu na stosunek pracy, to może mieć znaczenie w przypadku ewentualnego późniejszego zwolnienia lub dyscyplinarki.
Pozew musi zostać wniesiony w rozsądnym terminie po otrzymaniu ostrzeżenia, przy czym warunkiem jest, że strona wnosząca pozew musi mieć aktualny interes w rozpatrzeniu roszczenia.
We wspomnianym orzeczeniu Sądu Najwyższego ostrzeżenie wpłynęło na sytuację starszego oficera, który nie mógł dłużej pełnić funkcji wakacyjnego zastępcy kapitana.
Wystarczy udokumentować niezgodę
Procesy w sądzie wymagają użycia wielu zasobów. W większości przypadków wystarczy udokumentować, że pracownik nie zgadza się z treścią ostrzeżenia. Można to zrobić żądając spotkania z pracodawcą i upewnić się, że stanowisko pracownika będzie zapisane w referacie, i że ważne dowody zostają do niego załączone. Pracownik może także udzielić pisemnej odpowiedzi, która powinna być przechowana w teczce personalnej.
Pozew, jeśli ostrzeżenie wpływa bezpośrednio na codzienne życie zawodowe
Jeśli otrzymane ostrzeżenie ma negatywny wpływ na warunki pracy lub jest odwetem ze strony pracodawcy, naturalnym jest, że rozważa się wniesienie pozwu do sądu.
Pisemne ostrzeżenie może być postrzegane jako akt zemsty ze strony pracodawcy zgodnie z § 2A w Kodeksie Pracy (AML) i pracownik może wystąpić o odszkodowanie, tak jak jest to dozwolone w powyżej wspomnianym paragrafie.